Tutkimus: Rahanpesulain velvoittamilla yrityksillä erittäin puutteelliset tiedot laista

Netvisor KYC (know your customer) -palvelun teettämän yrityskyselyn perusteella rahanpesulain mukaiset ilmoitusvelvolliset yritykset pitävät lain noudattamista tärkeänä, mutta tiedot lain vaatimuksista ovat hyvin puutteelliset. 37% myöntää, että heillä on puutteita, mutta tutkimustulosten perusteella suurimmalla osalla on merkittäviä puutteita lain noudattamisessa.

Netvisor KYC järjesti yritystutkimuksen selvittääkseen ovatko yritykset toimineet velvoitteiden mukaisesti 3 vuoden aikana, miten velvoitteita käytännössä noudatetaan ja mitä esteitä lain noudattamiselle on? Kyselyyn vastasi 342 finanssi-, vakuutus-, perintä-, lakiasian-, tilitoimisto- ja kiinteistöalalla toimivaa yritystä. 

Rahanpesulaissa on 5 päävelvoitetta

Asiakkaan tuntemisen merkitys kasvaa, sillä tarkentunut rahanpesulainsäädäntö vaatii yrityksiltä selkeitä toimenpiteitä rahanpesun pysäyttämiseksi. Sääntely ei myöskään koske vain perinteisiä rahoitusalan yrityksiä vaan suurta joukkoa yrityksiä, jotka ovat tekemisissä toisten yritysten tai yksityishenkilöiden talouden kanssa.

Rahanpesulaissa on viisi päävelvoitetta, joiden täysimääräinen noudattaminen edellyttää useita toimenpiteitä. Ensinnäkin laki vaatii ilmoitusvelvollisia tunnistamaan asiakkaansa sekä yritysten edustajat ja todelliset edunsaajat. Tunnistamistietoihin kuuluu henkilötietojen lisäksi taustatietojen, kuten rahojen alkuperän selvittämistä. 

Toinen tärkeä velvollisuus on riskiarvion laatiminen niin omasta kuin asiakkaiden yritystoiminnasta. Niissä tulee pohtia liiketoiminnan riskejä rahanpesun näkökulmasta ja kuvata menetelmät riskien hallintaan. 

Kolmas velvoite on ilmoitus- ja selonottovelvollisuus. Eli asiakkaan poikkeavat tai epäilyttävät liiketoimet tulee aina selvittää. Jos rahanpesuun tai terrorismin rahoittamiseen liittyviä liiketoimia havaitaan, tulee niistä tehdä ilmoitus rahanpesun selvittelykeskukselle.

Neljännen velvoittaa yritykset kouluttamaan ja ohjeistamaan työntekijät rahanpesulain noudattamiseen.

Viides velvoite koskee pakote- ja sanktiolistatarkistuksia. Laki määrää, että jokaisella ilmoitusvelvollisella tulee olla menetelmät tarkistaa säännöllisesti, onko osapuolen nimi pakote- tai sanktiolistalla. 

Vain 37% tekee sanktio- ja pakotelistatarkistuksia

Kyselyn vastausten perusteella edellisten kolmen vuoden aikana parhaiten on hoidettu velvoitteet asiakkaan tunnistamiseksi (82%) ja heidän taustojensa selvittämiseksi julkisista rekistereistä (67%). 

Yksi huolestuttava puute on sanktio- ja pakotelistatarkistusten määrä. Vain 37% ilmoittaa tekevänsä ne, vaikka lakia on alkuvuodesta kiristetty juuri tältä osin. 

Eniten parantamisen varaa on tehostettujen KYC-prosessien käyttöönotossa ja kirjallisen asiakkaan riskiarvion tekemisessä. Alle kolmannes ilmoittaa hoitavansa nämä velvoitteet. 

7% vastanneista myöntää, ettei ole tehny mitään rahanpesulain velvoittamista tehtävistä.

Osa uskoo, että laki kieltää tietojen keräämisen

Yrityksissä on paljon epävarmuutta ja epätietoisuutta lain kirjaimesta, mikä näkyy vastauksissa. Esimerkiksi kysyttäessä heidän omaa näkemystään lain noudattamisesta, 63% uskoo, että heidän yrityksensä noudattaa rahanpesulakia täydellisesti. 

Kuitenkin esimerkiksi oman toiminnan riskiarvion ilmoittaa tehneensä vain 49% vastaajista. 48% kertoo säilyttävänsä asiakkaan KYC-tiedot erillään muusta asiakastiedosta ja 45% ilmoittaa kouluttaneensa henkilöstöä lain noudattamiseen.

Kun tutkimuksessa kysyttiin tarkemmin, miksi he eivät noudata lakia havaittiin, että yli puolet ei ihan tarkalleen tiedä lain velvoitteita. Vastaajilla on paljon vääriä uskomuksia ja luuloja lakiin liittyen.

Moni esimerkiksi vastaa, ettei heidän tarvitse tarkistaa asiakkaan tietoja, koska he tuntevat asiakkaan henkilökohtaisesti. Osa uskoo, ettei tarkistuksia tarvitse tehdä, koska heidän asiakkaansa eivät ole riskiasiakkaita. Muutamat jopa uskovat, että laki kieltää asiakkaan tietojen keräämisen ja tallentamisen.

Yli puolet pitää työläänä ja kalliina

Vastausten perusteella yhtenä syynä lain noudattamatta jättämiseen voidaan pitää sen monimutkaisuutta. Yli puolet kokee, että lain noudattaminen on työlästä ja vaikeaa. Jopa lakiasiaintoimistoissa (42%) lain noudattamista pidettiin työläänä. Joka neljäs vastaaja on huolissaan viranomaistarkastuksista ja 61%:n mielestä lain noudattaminen lisää yrityksen kustannuksia.

Velvoitteiden noudattamisen työläys johtunee siitä, että suuri osa kyselyyn vastanneista hoitaa niitä edelleen manuaalisesti. Yleisimmät tavat kerätä KYC-tietoa asiakkaista on paperinen kaavake tai etsiä tietoa manuaalisesti julkisista lähteistä ja rekistereistä. 

40% oman toiminnan riskiarvion tehneistä on tehnyt sen paperisella lomakkeella. 34% kokoaa KYC tiedot asiakkaalta paperisella kaavakkeella ja 23 % sanktiolistatarkistuksia tekevistä kertoo tekevänsä tarkistuksen manuaalisesti.

Toimialojen välillä suuria eroja

Digitaalisia järjestelmiä ja automaatiota KYC-velvoitteiden hoitamiseen käytetään vielä melko vähän. 51% ilmoittaa, että heillä on käytössään jokin digitaalinen järjestelmä. Eniten ohjelmistoja löytyy pankki-, sijoitus- ja vakuutusalan yrityksiltä, vähiten lakiasiaintoimistoilta. 

35% sanktiolistatarkistuksia tekevistä kertoo, että heillä on järjestelmä, joka tekee tarkistukset automaattisesti. Eniten automaatiota käytetään finanssialan yrityksissä ja vähiten lakiasiaintoimistoissa. Kaikkein manuaalisimmat prosessit sanktiolistatarkistuksissa on kiinteistöalalla.

Oman riskiarvion tekemiseen käyttää sähköistä kaavaketta 23% vastaajista ja vain 9%:llä on tarkoitukseen hankittu ohjelmisto. Loput eivät joko tee arviota tai tekevät sen manuaalisesti, esimerkiksi paperikaavakkeella.

KYC-palvelulla eroon raskaista manuaalisista prosesseista

Yhteenvetona voidaan todeta, että rahanpesulain velvoittamilla ilmoitusvelvollisilla yrityksillä on vielä paljon tehtävää ennen kuin ne noudattavat lakia täysimääräisesti. Ensimmäinen askel on lakiin tutustuminen ja sen kouluttaminen henkilöstölle. Seuraava askel on nykyaikaisten järjestelmien hyödyntäminen velvoitteiden hoitamisessa.

Kyselyyn vastanneista yrityksistä vain 9% on nopeuttanut asiakkaan tuntemista KYC-palvelun avulla. Monipuolisen digitaalisen KYC-palvelun avulla säästä aikaa ja varmistat velvoitteiden noudattamisen. 

Netvisor KYC on helppokäyttöinen pilvipalvelu, jonka avulla hoidat helposti koko KYC-prosessin ja automatisoit monta vaihetta. Esimerkiksi asiakkuuden avaamisvaiheessa Netvisor KYC tekee tarvittavat selvitykset parhaimmillaan alle viidessä minuutissa. 

Netvisor KYC hoitaa puolestasi lakisääteisen pakotelistaseurannan. Asiakkaasi ja heidän sidosryhmänsä tarkastetaan päivitettyjä pakotelistoja vastaan kerran viikossa. Järjestelmästä löytyvät myös kaikille asiakastyypeille soveltuvat tietopyyntölomakkeet. 

Se auttaa asiakaskohtaisen riskiarvion tekemisessä ja saat tiedon tuntemistiedoissa tapahtuneista muutoksista heti säännöllisesti päivittyvien ulkoisten rekisteritietojen avulla.

Netvisor KYC helpottaa sinun työsi lisäksi myös asiakkaan arkea, kun hänen ei tarvitse toimittaa useita eri tietoja eri aikoihin. Se on myös tietoturvallinen tapa arkaluonteisten tietojen toimittamiseen.

Järjestelmän automaatio auttaa sinua keskittämään resurssit niitä tarvitseviin asiakkaisiin, vähentäen tarpeettomia tarkistuksia ja turhia työvaiheita. 

Kyselytutkimuksen teki ja vastaukset analysoi markkinatutkimuksia tekevä nSight.  Kyselyyn vastasi 342 yrityksensä KYC-prosesseista vastuussa olevaa henkilöä finanssi-, vakuutus-, perintä-, lakiasian-, tilitoimisto- ja kiinteistöaloilta. Kysely toteutettiin syksyllä 2023.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.